Excel consente di modificare l’aspetto delle celle in base a svariati parametri, con ottima resa grafica, come visto per i grafici Sparkline.
Selezionare le celle i cui valori si desidera evidenziare visualmente e nella Barra multifunzione fare clikc su Formattazione condizionale nella sezione Stili della scheda Home. Il menù che appare visualizza i formati predefiniti selezionabili, organizzati in vari campi come Barre dei dati o Scale di colori. Essi avranno effetto direttamente sull’aspetto delle celle selezionate. In base alla formattazione selezionata, Excel colorerà le celle in rapporto ai valori contenuti, o aggiungerà barre e altri simboli alle celle. Tramite Regole evidenziazione celle si possono selezionare le celle i cui dati sono maggiori o minori di un valore predefinito, o che sono contenuti tra due valori. Excel richiederà i parametri necessari tramite finestre di dialogo.
È anche possibile impostare come parametri i contenuti testuali di una cella, o selezionare date che rispettino determinate condizioni, per esempio la data di ieri o una qualsiasi data entro la settimana scorsa. Le Regole Primi/Ultimi identificano i valori massimi e minimi, per esempio i 10 valori più elevati. In questo modo è facile determinare i numeri in percentuale o in assoluto.
Attenzione: Excel ricorda le singole regole selezionate e le applica cumulativamente alle celle selezionate in seguito. Ciò può portare a risultati apparentemente strani se prima di selezionare la regola corretta si era selezionata una zona di celle errata. In questi casi è necessario usare il comando Formattazione condizionale/Cancella regole, dopo la selezione errata e prima di selezionare le celle corrette.